異動の挨拶メールの書き方とは？お世話になった方へのギフト選びも！

異動の挨拶メールの基本

企業に勤めていると、所属先が変わる「異動」を経験する方も多いのではないでしょうか。自分が異動することが決まったら、社内や取引先に異動の挨拶をする必要があります。良好な人間関係を保つためにも、異動の挨拶は丁寧に行うことが大切です。

挨拶をする範囲

異動の挨拶をする範囲は、自分が所属する部署、関わりのある取引先、新しい異動先が対象になります。自分がお世話になっている方とこれからお世話になる方へ、異動について伝えましょう。
取引先に対しては、後任を情報を記載し、異動後の窓口を明確にしておきましょう。

挨拶をするタイミング

異動の挨拶は、正式な辞令が下りてから、上司の指示を受けた後にするのが基本です。正式発表の前に挨拶をすると混乱を招く可能性があり、望ましくありません。
取引先に対しては、後任が決まった上で挨拶を行いましょう。業務に支障が出ないよう適切なタイミングで挨拶をすることが重要です。後任が決まっていない場合は、上司と挨拶のタイミングを相談し、取引先に迷惑がかからないようにしましょう。

異動の挨拶メールにおける注意点やポイント

一斉送信ではなく個別で送る

異動の挨拶メールは誤送信のリスクを回避するため、BCCを使った一斉送信ではなく、できるだけ個別に送るようにしましょう。特にお世話になった方に対しては、一人ひとりに感謝の気持ちを込めて、相手によって文面を変えて送るほうが好ましいです。今までの具体的な思い出やエピソードなども踏まえた挨拶メールを送ると、より良い印象を与えることができるでしょう。

返信はなるべく早く連絡する

挨拶メールに返信がきた場合は、なるべく早く連絡するようにしましょう。特に異動日が近い場合は、自分も相手も引継ぎなどで忙しくしている場合が多いです。なるべく相手を不安にさせないよう、速やかに返信することを心がけましょう。

異動の挨拶メールの構成

件名で異動のお知らせだとわかるようにする

「お礼」や「ご挨拶」といった件名では、異動のお知らせであることが伝わりません。挨拶メールを送る際は、一目で異動の挨拶メールであることが分かる件名にして送りましょう。

社内宛てに送る場合

異動の事実と新しい配属先などを伝える

社内への異動の挨拶メールには、自分が異動するという事実と新しい配属先を伝えましょう。いつどの部署に異動するのか、新しい配属先ではどんな業務を行う予定なのかを伝えられると良いでしょう。

感謝の言葉と今後の抱負を伝える

社内への異動の挨拶メールには、今までお世話になった方に対しての感謝の気持ちと新しい所属先での抱負を伝えることも重要です。感謝を伝える際には、印象に残った具体的なエピソードを交えると、感謝の気持ちがより伝わりやすくなるでしょう。

社外宛てに送る場合

異動の事実と異動に伴う後任担当を伝える

取引先や顧客など社外への異動の挨拶メールには、自分が異動するという事実と後任担当を伝えましょう。異動日や新しい所属部署名、後任の名前や連絡先、いつから引継ぎが完了し体制変更となるのか等、取引先にとって必要な情報はもれなく記載しましょう。

メールでのご連絡をお詫びする

本来は対面で挨拶することが望ましいですが、メールで挨拶をする場合は直接会って挨拶をできなかったことに対するお詫びを一言添えましょう。お詫びの一言を付け加えると丁寧でより良い印象を与えることができます。

異動の挨拶メールの例文

異動の挨拶メールは、できる限り簡潔に記載しましょう。社内に送るメールと社外に送るメールでそれぞれ具体的な例文をご紹介します。

社内に送るメール例文

件名
【異動のお知らせ】●●部／鈴木

本文
●●部　□□さん

お疲れ様です。鈴木です。
私事ではありますが、○月○日付けで(現所属先)から(新配属先)へ異動することとなりました。

□□さんには5年前の着任以降から温かいご指導をいただき、多くのことを勉強させていただきました。
△△プロジェクトが成功したのも、□□さんのおかげだと心より感謝しています。

(新配属先)では〇〇を担当します。(現所属先)で学んだことを活かし新天地の(新配属先)でも精進してまいります。

本来は直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶となり大変申し訳ございません。
今後ともご指導いただけますようお願いいたします。

取引先に送るメール例文

件名
【異動のお知らせ】○○○株式会社／鈴木

本文
●●株式会社　□□様

いつもお世話になっております。
○○○株式会社の鈴木です。

急なご報告となり恐縮ですが、この度○月○日付けで(現所属先)から(新配属先)へ異動することとなりました。
在任中は大変お世話になりました。

以降の業務は後任の■■が担当いたします。■■の連絡先は下記の通りです。
○月○日以降はこちらの連絡先へご連絡いただけますと幸いです。
=====
後任者の氏名
後任者のメールアドレス
後任者の電話番号
=====

本来は直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶になったことをお詫び申し上げます。
十分に引継ぎを行いますので、今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。

お世話になった方にはギフトを贈ろう

自分が異動するときは、お世話になった方一人ひとりに感謝の気持ちを伝えたいですよね。異動の挨拶をする際に、ギフトを贈って今までお世話になったお礼を伝えるのはいかがでしょうか。ここでは異動する際に贈るギフトのおすすめをご紹介します。

大人数に配るなら個包装のギフトを選ぶ

現所属先が大人数の場合は、個包装のお菓子などの配りやすいギフトを選びましょう。ばらまきギフトとして人気なクッキーやサブレなどは、大人数に幅広く喜んでもらえるでしょう。

日持ちするギフトを選ぶ

お菓子などの食品やコーヒーなどの飲料を贈る場合は、賞味期限が長く設定されているものを選ぶようにしましょう。賞味期限が短いと相手の負担になってしまうため、ゆっくり楽しんでいただけるようなギフトを贈りましょう。

お菓子以外を贈るなら消耗品を選ぶ

異動の挨拶に贈るギフトはお菓子が一般的ですが、お菓子以外を贈る場合は消耗品を選ぶようにしましょう。タオルやハンカチ、雑貨の「消えもの」は、相手の負担にならずに気軽に受け取ってもらえるでしょう。

デジタルギフト

デジタルギフトはメールやSNSでギフトURLを送るだけで簡単にギフトを贈ることができます。贈る側には、ギフトを店舗に買いに行く手間や持ち運びする手間がないというメリットがあり、受け取った側も気軽に利用することができるでしょう。

お世話になった方へのギフトには選べるe-GIFTがおすすめ

お礼のメールに添えて贈れる

選べるe-GIFTは、ギフトURLをメールやSNSで送付するだけで簡単にギフトを贈ることができます。忙しくて直接ギフトを渡すことができない場合でも、選べるe-GIFTなら挨拶メールにギフトURLを添えるだけでギフトを贈ることができるので、とても便利です。

受け取った方はお好みの商品をいつでも自由に選ぶことができる

選べるe-GIFTは最大●●種類の交換先の商品をまとめて贈ることができ、ギフトを受け取った方はWEB上でお好みの商品を自由に選ぶことができます。アプリのダウンロードや会員登録は不要なため、受け取った方へ面倒な手間をかけてしまう心配もありません。

デザインカードでメッセージを入力できる

選べるe-GIFTは、デザインカードを添えることができるので、今までお世話になった方にお礼の言葉を直接送ることができます。お礼にぴったりのデザインカードも用意しているので、お好きなデザインのカードを選んで感謝の気持ちを伝えましょう。

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